Информационные технологии в кадровой работе

Информационные технологии в кадровой работе
в системе муниципального и городского управления

Богдан Н.Н.,
СибАГС

Инструкция. Одной из задач кадровой службы муниципальных органов является организация деятельности по совершенствованию кадрового состава штатских служащих. Решение этой Информационные технологии в кадровой работе задачки может быть на базе использования современных автоматических систем при реализации кадровых технологий.


Бурное развитие в последнее десятилетие информационных (компьютерных) технологий позволяет управлению современных организаций принципно пересмотреть подход к организации процессов управления Информационные технологии в кадровой работе. Фактически все руководители сейчас принимают управленческие решения на базе инфы, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, стремительно получать достоверную информацию, оперативно планировать и держать под контролем Информационные технологии в кадровой работе главные процессы. Информационная система становится массивным инвентарем сотворения рациональной управленческой схемы, собственного рода «нервной системой», которая пронизывает все «клетки» организации, почти во всем определяя ее состояние.

Муниципальная штатская служба в этом Информационные технологии в кадровой работе нюансе не является исключением. Применение автоматических систем в управлении кадрами в муниципальных органах позволяет сделать единую информационную среду и соединить все субъекты управления, повысить эффективность их работы. Внедрение современных информационных систем в деятельности по Информационные технологии в кадровой работе управлению кадрами делает ряд преимуществ по сопоставлению с обычным подходом к организации работы кадровых служб и применением локальных кадровых программ.

Если кадровая политика в муниципальном органе интегрирована с управленческой, денежной политикой Информационные технологии в кадровой работе организации, то и автоматическая система управления кадрами не должна существовать обособленно, а быть частью единой информационной системы, тем кадровым стержнем, без которого невозможна полная автоматизация процесса управления организацией, введение электрического документооборота, развитие внутренних Информационные технологии в кадровой работе и наружных коммуникаций.

В обыденных критериях кадровую информацию в большинстве случаев употребляют отдел кадров, отдел труда и зарплаты и расчетный отдел бухгалтерии. Тут решаются определенные задачки управленческого учета: планирование Информационные технологии в кадровой работе и контроль штатного расписания, прием, перемещение и увольнение кадров, учет отпусков и командировок; расчет зарплаты и т.д. Любая из этих задач представляет собой определенную последовательность действий (на самом деле, это производственные технологии Информационные технологии в кадровой работе). К примеру, замещение свободной должности может быть представлено как последовательность действий: образование вакансии – поиск кандидатур – получение данных о кандидатах (резюме, анкета, интервью и т.д.) – обработка данных – отсев неподходящих кандидатур – уточнение Информационные технологии в кадровой работе инфы по реальным кандидатам – принятие решения (выбор кандидата) – прием/перевод сотрудника на свободную должность – оформление трудового договора – наполнение вакансии в штатном расписании – расчет фонда оплаты труда – начисление заработной платы спецу. В больших Информационные технологии в кадровой работе муниципальных органах отлично управлять таким процессом без информационной системы фактически нереально.

Не считая того, круг лиц, которые в той либо другой степени нуждаются в высококачественной кадровой инфы, еще обширнее. Это руководители всех уровней, сотрудники службы Информационные технологии в кадровой работе безопасности и др. Вот поэтому кадровый модуль в информационной системе, согласованный по структуре и формату данных с другими многофункциональными подсистемами, представляется более желаемым, чем локальная кадровая программка. С одной стороны, информационная система Информационные технологии в кадровой работе значительно расширяет число лиц, которые могут пользоваться информацией со собственного компьютера, а с другой – контроль и разграничение прав доступа гарантируют от превышения возможностей и несанкционированного воззвания к кадровой инфы.

Необходимо подчеркнуть, что Информационные технологии в кадровой работе учет кадров (а, поточнее, кадровый документооборот) – только одна из кадровых функций, которая в достаточной степени формализована унифицированными документами, потому просто поддается автоматизации. При соответственном уровне развития информационной системы могут удачно Информационные технологии в кадровой работе решаться и другие задачки управления кадрами муниципальных штатских служащих: разработка кадровой политики в нюансе точного определения организационной структуры и многофункциональных обязательств служащих, планирование потребностей в кадрах (в том числе по отдельным Информационные технологии в кадровой работе должностям, специальностям и т.д.), отбор и расстановка кадров в согласовании с организационной структурой, контроль организации труда (перемещений, конфигураций оплаты труда, отпусков и др.), планирование и контроль увеличения квалификации служащих и др.

Отдельные направления Информационные технологии в кадровой работе деятельности по управлению кадрами госслужащих удачно реализуются с применением информационных систем (табл.).
Таблица  ^ Главные способности ИТ-системы в управлении кадрами муниципальных штатских служащих

Функ­ции

Кадровый учет,
отчетность и анализ

Подбор, адаптация



Оценка Информационные технологии в кадровой работе, аттестация,
развитие

Уровень управления

Высшее управление

Формирование штатного расписания, иерархии должностей, систем зарплаты, систем доступа к кадровой инфы. Просмотр базы данных по личному составу и структуре организации. Просмотр кадровой отчетности

Определение подходов к подбору кадров, проф и личных Информационные технологии в кадровой работе требований к кандидатам, принципов адаптации новых служащих. Организация подбора, оценка кандидатов на должности среднего звена. Планирование и контроль подбора персонала

Формирование политики оценки, аттестации и развития персонала. Инициирование проведения оценки, аттестации персонала Информационные технологии в кадровой работе. Получение инфы о планах и результатах развития персонала

Управление
среднего звена

Просмотр базы данных по личному составу и структуре подразделения. Просмотр кадровой отчетности. Создание, согласование и утверждение должностных регламентов по кадрам подразделения

Подбор кадров Информационные технологии в кадровой работе на имеющиеся вакансии. Получение инфы по кандидатам. Формирование проф и личных требований к кандидатам. Формирование, согласование и утверждение трудовых договоров

Проведение и роль в оценке и аттестации персонала. Формирование индивидуальных планов развития служащих подразделений Информационные технологии в кадровой работе. Получение инфы о планах и результатах развития персонала

Служащие

Контроль индивидуальной инфы. Получение инфы о должностных обязательствах

Получение инфы о вероятном продвижении, проф и личных требованиях к должности

Прохождение оценки и аттестации по данному сценарию. Формирование Информационные технологии в кадровой работе программ саморазвития, заявки на обучение. Роль в корпоративных планах развития персонала


Так, на базе автоматического индивидуального учета может быть  формирование служебного договора и должностного регламента муниципального штатского служащего.

Хорошо построив организационную Информационные технологии в кадровой работе структуру, определив функции, систематизировав права, обязанности и регламенты, возникающие в процессе выполнения этих функций, назначив ответственных за работу в главных областях, и внеся эту информацию в ИТ-си­стему, можно получить возможность на базе установленных Информационные технологии в кадровой работе форм документов в автоматическом режиме сформировывать основополагающие документы, заносить в их по мере надобности коррективы и распечатывать для предстоящего утверждения. Так как область деятельности каждого служащего в данном случае определяется кругом Информационные технологии в кадровой работе решаемых им задач и возложенных на него в рамках этих задач обязательств, соответственно должностной регламент и служебный договор формируются не на базе общих понятий о должностных обязательствах, а в согласовании с зонами ответственности Информационные технологии в кадровой работе и его многофункциональными обязательствами.

Автоматическая система позволит хранить историю и получать отчеты об конфигурациях, к примеру, в рассредотачивании должностных обязательств. В случае перераспределения меж служащими должностных обязательств процесс разработки Информационные технологии в кадровой работе новых должностных регламентов и внесения конфигураций в служебные договоры занимает минимум времени, потому что для этого будет нужно только внести информацию о смене ответственных за перераспределяемыми многофункциональными обязательствами. Система сформирует новые должностные регламенты и Информационные технологии в кадровой работе занесет в случае необходимости, конфигурации в служебные договоры.

Автоматизация процесса подбора кадров делает его еще более действенным. Кроме перечисленного выше определения функций, информационная система может классифицировать внесенную информацию о способностях, квалификационных Информационные технологии в кадровой работе требованиях, предъявляемых либо нужных для выполнения определенных функций. В данном случае работа с возможными кандидатами на замещение свободных должностей будет более целенаправленной, т.к. возникает возможность проверки соответствия кандидата не просто определенной должности, а Информационные технологии в кадровой работе определенным проф и личным требованиям, предъявляемым к решению определенных многофункциональных задач.

Если рассматривать процесс проведения аттестации кадров госслужащих в классическом смысле, то это, обычно, довольно сложное мероприятие, требующее значимых временных издержек и Информационные технологии в кадровой работе связанное с определенными организационными трудностями. ИТ-система может решить большая часть провождающих аттестацию заморочек и повысить эффективность ожидаемых от аттестации результатов. Аттестацию может быть проводить с внедрением локальной сети и типовых Информационные технологии в кадровой работе сценариев, позволяющих выполнить оценку служащего им самим, сотрудниками, управляющим и наружным профессионалом.

При всем этом весь процесс аттестации будет проходить без отрыва служащего от рабочего места, с наименьшими затратами рабочего времени его и Информационные технологии в кадровой работе управления. Аттестация с применением ИТ становится обыденным плановым и действенным мероприятием. Приобретенная в процессе проведения аттестации информация и изготовленные на ее базе выводы дают возможность принять взвешенные решения по Информационные технологии в кадровой работе формированию кадрового резерва, личных планов развития и т.п.

Схожим образом при помощи информационной системы может быть организован и квалификационный экзамен в форме компьютерного тестирования. На базе введенной в ИТ-систему базы Информационные технологии в кадровой работе тестовых заданий, программка автоматом сформирует вариант определенной трудности для определенного госслужащего, обработает итог тестирования как исходя из убеждений общего итога, так и исходя из убеждений тех заданий, которые вызвали затруднения и соответственных тем.

При Информационные технологии в кадровой работе проведении конкурсов на замещение свободной должности либо включения в кадровый резерв система позволит на базе оценок комиссии и профессионалов сопоставить кандидатов меж собой и с показателями эталона, выстроить рейтинг кандидатов.

ИТ-системы существенно Информационные технологии в кадровой работе упрощают ведение учета и соблюдение сроков прохождения штатскими служащими увеличения квалификации и переподготовки, стажировок и других форм обучения, позволяет преднамеренно и планомерно реализовывать технологию обучения.

Таким макаром, современные информационные системы Информационные технологии в кадровой работе могут применяться в главных многофункциональных областях деятельности по управлению кадрами и позволяют достигнуть понижения трудозатратности и увеличения эффективности кадровой работы.

Рассмотренные способности ИТ-системы дают общее представление о тех преимуществах, которые можно получить Информационные технологии в кадровой работе после их внедрения. Практический опыт указывает, что хоть какой большой проект по информатизации связан со значительными преобразованиями в структуре управления организацией. При автоматизации кадровой работы, требующей, обычно, совместных и согласованных меж собой усилий Информационные технологии в кадровой работе сходу нескольких подразделений: отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, расчетного отдела бухгалтерии, отдела информационных технологий и других могут появляться трудности, связанные с несогласованностью технологий работы, требующие подготовительного обсуждения Информационные технологии в кадровой работе и поиска вариантов решения.

Вместе с решением задачки по выбору программного продукта для информационной системы, показателями высочайшего уровня готовности к внедрению выступают последующие аспекты:

1) руководители всех уровней принимают цели информатизации и убеждены в Информационные технологии в кадровой работе ее необходимости, информационная система рассматривается как метод решения многих заморочек;

3) на внедрение информационной системы выделено финансирование;

4) уровень компьютерной грамотности юзеров соответствует требованиям системы;

5) подразделение АСУ способно освоить и аккомпанировать информационную систему;

6) программно Информационные технологии в кадровой работе-аппаратная база ИТ развивается надлежащими темпами;

7) система взаимодействия готова к изменениям, связанным с внедрением информационной системы;

8) руководство госоргана готово передать кадровой службе нужные возможности и ресурсы для организации работы по внедрению Информационные технологии в кадровой работе информационной системы.

Внедрение ИТ-системы просит объединения деятельности взаимосвязанных подразделений, устранения несогласованности в разработках работы. Так, в критериях классической неавтоматизированной либо локально автоматической работы ответственность за корректность расчета зарплаты возложена на лицо, выполняющее расчет, т Информационные технологии в кадровой работе.е. на бухгалтера, который получает и всегда может проверить документы, поступающие из отдела кадров. В автоматической системе бухгалтер работает с внесенными в базу необходимыми данными, делает только свои проф Информационные технологии в кадровой работе обязанности. Если кадровая служба будет действовать недостаточно трепетно, это приведет к ошибкам в расчете зарплаты.

В другом варианте противоречия появляются из-за различных временных характеристик работы отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии Информационные технологии в кадровой работе. Специфичность работы отдела кадров такая, что данные в системе о приеме, перемещении и т.п. показываются фактически сходу при изменении кадровой ситуации. Для расчета же зарплаты требуется определенная отсрочка: данные по расчету зарплаты за Информационные технологии в кадровой работе предшествующий месяц формируются, обычно, сначала последующего, и конфигурации в режиме он-лайн учесть нереально. Разумеется, что подобные трудности должны быть решены в большей степени организационными способами.

Одним из вариантов всеохватывающей автоматизации Информационные технологии в кадровой работе кадровой работы может стать внедрение корпоративной информационной системы, включающей подсистему с условным заглавием «Персонал», созданную для учета и управления фактическим кадровым составом, ведения штатного расписания и обеспечения их обоюдного соответствия, планирования графиков работы Информационные технологии в кадровой работе и ведения табельного учета, также для выполнения других действий, которые обхватывают весь круг кадровых операций.

Подсистема «Персонал» позволяет отлично обрабатывать личные дела основного состава, кандидатов на прием, уволенных служащих, внештатных служащих Информационные технологии в кадровой работе и др. и применяется для автоматизации работы кадровых подразделений и смежных служб. Подсистема «Персонал» должна быть интегрирована с другой подсистемой – «Зарплата», в какой употребляются данные личных карточек и табельного учета подсистемы Информационные технологии в кадровой работе «Персонал». Это позволяет отлично проводить расчет зарплаты.

К главным задачкам, решаемым при помощи подсистемы «Персонал», относятся: ведение штатного расписания и оргструктуры, учет личного состава и ведение табельного учета. При работе со штатным Информационные технологии в кадровой работе расписанием автоматом отслеживаются конфигурации в организационной структуре, системе квалификационных категорий, разрядов и т.д. Работа со штатным расписанием ведется по каждому подразделению.

Учет личного состава осуществляется методом ведения личных карточек служащих, в которые Информационные технологии в кадровой работе заносятся базисные данные (биографические сведения, образование, имеющиеся специальности, заслуги и т.д.), также информация, скопленная в течение прохождения госслужбы – конфигурации критерий труда, отпуска, командировки и т.д.

Автоматическая система табельного учета может Информационные технологии в кадровой работе осуществляться как «по факту», так и «по отклонениям». Учет рабочего времени ведется по записям об отклонениях от графика рабочего времени каждого сотрудника или регистрацией практически отработанных дней/часов.

Подсистема «Персонал» дает возможность Информационные технологии в кадровой работе формирования отчетов хоть какой степени трудности, автоматизация статистической отчетности значительно упрощает деятельность кадровой службы.

Таким макаром, внедрение информационной системы позволяет заавтоматизировать огромную часть функций кадровой службы:

– учет личного состава;

– ввод инфы Информационные технологии в кадровой работе о сотруднике при приеме, ведение истории конфигурации критерий труда (перемещений, предназначений, др.), увеличения квалификации, аттестаций, поощрения и т.п.;

– ведение штатного расписания, истории его конфигураций, поддержка конкретного соответствия меж фактическим составом и определенным в Информационные технологии в кадровой работе штатном расписании, расчет вакансий;

– учет и оформление всех видов отпусков, отслеживание недоиспользованных отпускных дней, предназначение дополнительных отпусков сотруднику;

– ведение календаря с учетом выходных/рабочих дней,

– ведение графиков работ с случайной настройкой видов рабочего Информационные технологии в кадровой работе времени;

– ведение табельного учета и военно-учетного стола;

– разработка первичных документов, применяемых в делопроизводстве кадровой службы;

– формирование, просмотр и печать выходных документов по учету личного состава;

– создание отчетов хоть какой степени трудности Информационные технологии в кадровой работе (рис.).




Рис. Информатизация кадровых технологий


Переход на автоматизацию процессов дизайна движения кадров дает возможность рационализировать выполнение трудовых операций, уменьшить издержки времени и упорядочить деяния по кадровому учету.

Так, проведенный нами анализ Информационные технологии в кадровой работе данных по трудозатратам служащих кадровой службы на главные операции по учету кадров при выполнении работы вручную и при использовании ИТ-системы, указывает, что автоматизация функций спеца отдела кадров позволила резко уменьшить временные издержки Информационные технологии в кадровой работе работников при выполнении многих кадровых процедур. Автоматический расчет количества дней и периода предоставления отпуска занимает 1–2 мин, а при ручной работе более 15 мин на 1 чел.; поиск хоть какой инфы о сотруднике Информационные технологии в кадровой работе в системе занимает менее минутки, при ручной работе нужно отыскать личную карточку, личное дело, трудовую книгу и сравнить имеющиеся сведения, что занимает до 20 мин на 1-го сотрудника.

Не считая того, расширились способности Информационные технологии в кадровой работе по получению инфы о сотрудниках. Автоматическая система позволяет получать по запросу различные статистические и другие отчеты (к примеру о сотрудниках с высшим образованием, о работающих выше 3-х лет, о военнообязанных и т Информационные технологии в кадровой работе.д.) за считанные минутки. Для ручной подготовки таких данных, обычно, требуется от нескольких дней до и 2–3 недель.

При использовании ИТ-системы происходит сокращение служащих, занимающихся ведением кадрового учета, понижается время на проверку табелей Информационные технологии в кадровой работе подразделений; миниатюризируется количество ошибок при расчете табеля, связанных с неполной либо неточной информацией об отклонениях от графика по отдельным сотрудникам.

Таким макаром, внедрение ИТ-системы в кадровой работе приводит к оптимизации деятельности по Информационные технологии в кадровой работе выполнению кадровых операций и процедур:

– значительно сокращается время на одну функцию за счет автоматизации отдельных операций;

– сокращается количество участников технологической цепочки по оформлению кадровых документов;

– минимизируется количество ошибок за счет сосредоточения Информационные технологии в кадровой работе процедуры в руках 1-го исполнителя;

– достигается достоверность и сохранность кадровой инфы, полнота и оперативность ее получения;

– сокращаются утраты времени у служащих – инициаторов кадровых действий и, таким макаром, достигается двойной эффект информатизации – улучшение системы Информационные технологии в кадровой работе работы в целом.

Условием удачного внедрения ИТ-системы является соответственная готовность всей системы управления кадрами госоргана и кадровой службы а именно. Необходимо подчеркнуть, что как успехи, так и препядствия информатизации кадровых Информационные технологии в кадровой работе технологий всегда обоснованы проведением предварительной работы. Предварительный шаг обязан иметь самостоятельное значение и занимать длительное время с тем, чтоб фактически все кадровые процедуры были подготовлены к автоматизации, а работники, их выполняющие Информационные технологии в кадровой работе, уверенно обладали компьютерными технологиями. Организация кадровой службы, создание ее точной структуры и регламента деятельности, подбор и обучение профессионалов могут обеспечить в целом сопоставимость организационной структуры и служащих с основными целями и этическими ценностями Информационные технологии в кадровой работе проекта внедрения ИТ. Нужно, чтоб мотивация профессионалов кадровой службы на внедрение ИТ была достаточно высочайшей, а все работники имели отличные способности работы с компьютерными программками.

При реализации данных критерий применение информационных систем при Информационные технологии в кадровой работе осуществлении кадровых технологий будет содействовать увеличению эффективности кадровой работы в целом.

informacionnie-logisticheskie-sistemi.html
informacionnie-materiali-v-pomosh-rukovoditelyu-dlya-provedeniya-vstrech-v-trudovih-kollektivah-i-s-naseleniem-po-mestu-zhitelstva-otdel-ideologicheskoj-raboti-minskogo-rajispolkoma-aprel-2013-g.html
informacionnie-modeli-odinochnie-ili-bloki-modelej.html